We-oneblizzard - Berikut adalah panduan untuk beberapa fitur paling berguna yang mungkin tidak Anda ketahui, dan bagaimana mereka dapat membuat Anda lebih produktif. Untuk meningkatkan produktivitas Anda lebih lanjut, lihat panduan kami tentang alat yang harus dimiliki setiap desainer grafis.
01. Diam percakapan yang tidak relevan
Mungkin Anda menerima terlalu banyak gangguan. Sering kali terjadi bahwa seseorang akan menyalin Anda pada rantai email dengan beberapa orang lain, yang semuanya mulai menyumbang dengan balasan yang mungkin tidak ada hubungannya dengan Anda. Tidak masalah; Gmail memungkinkan Anda untuk membisukan percakapan sehingga Anda tidak akan mendengar lagi darinya kecuali Anda mau.
Dengan memilih email dan mengetuk ikon tiga titik pada bilah di atas Anda dapat membungkam balasan lebih lanjut. Ini akan diarsipkan secara otomatis, sehingga tidak akan muncul di kotak masuk utama Anda tetapi masih dapat ditemukan dengan pencarian jika Anda perlu kembali lagi di beberapa titik untuk memeriksa apa yang sedang terjadi saat Anda mendapatkan kedamaian dan ketenangan.
02. Menjaga hal-hal pribadi dengan mode Rahasia
Dalam upaya membantu melindungi pesan sensitif dari akses tidak sah, Gmail telah memperkenalkan fitur yang sebelumnya hanya tersedia di akun email perusahaan. 'Mode rahasia' memungkinkan Anda mencegah penerusan pesan dari penerima, menyalin, mengunduh atau mencetak kontennya, dan bahkan memungkinkan Anda untuk mengatur timer sehingga email akan secara efektif merusak diri sendiri pada waktu yang dipilih. Timer tidak terlihat oleh penerima tetapi berarti bahwa ia akan dapat lagi mengakses konten pesan begitu waktu berlalu.
Tentu saja, tidak ada cara untuk menghentikan penerima dari mengambil foto atau tangkapan layar email, tetapi mode rahasia dapat membantu mencegah seseorang meneruskan pesan Anda secara tidak sengaja dan lampiran apa pun kepada orang lain, dan fitur kedaluwarsa dapat berguna jika Anda ingin untuk mencoba mencegah klien potensial tetap memegang proposal Anda dan berpotensi menggunakan bagian dari mereka dalam hal mereka tidak memilih untuk menyewa layanan Anda. Untuk mengaktifkannya, cari ikon kunci di bagian bawah saat menulis email.
Fitur yang sama berguna untuk mengambil email adalah kemampuan untuk membatalkan pengiriman. Jika Anda secara tidak sengaja mengirim pesan sebelum siap, dengan seseorang yang disalin yang seharusnya tidak, atau, paling umum dari semuanya, tanpa lampiran yang dimaksud, Anda dapat mengambil email dari kotak masuk penerima. Waktu undo default adalah lima detik yang memerlukan refleks yang cukup cepat, tetapi di Pengaturan> Umum, Anda dapat meningkatkannya hingga 30 detik untuk memberi Anda lebih banyak waktu untuk bereaksi.
03. Bekerja di luar jam kerja dan jadwalkan surat Anda
Perlu mengirim email tindak lanjut ke klien pada saat Anda tahu Anda akan offline atau mengerjakan sesuatu yang lain? Tidak perlu secara fisik menekan kirim pada saat Anda ingin email keluar. Gmail memungkinkan Anda memutuskan kapan Anda ingin pesan Anda tiba di kotak masuk penerima dengan menjadwalkan tanggal dan waktu ketika Anda menyusunnya. Ini sangat berguna jika Anda bekerja berjam-jam yang tidak biasa atau tidak teratur atau melintasi zona waktu, atau jika Anda ingin diatur dan menulis pesan sebelumnya. Ini juga bisa berfungsi sebagai trik kurang ajar untuk membuatnya terlihat seperti Anda terhubung dan bekerja saat Anda beristirahat dari layar.
Jika Anda menggunakan browser web, cukup klik panah di sebelah Kirim di tampilan email penulisan dan pilih Jadwalkan pengiriman. Di aplikasi seluler, klik tiga titik vertikal di kanan atas. Anda akan ditawari tiga opsi klik cepat untuk penjadwalan, atau opsi untuk memilih tanggal dan waktu apa pun. Perhatikan bahwa Anda juga dapat menggunakan Gmail tanpa konektivitas internet dengan mengaktifkan mode offline, memungkinkan Anda untuk mengakses Gmail dan menulis email yang akan dikirim segera setelah Anda terhubung lagi. Opsi ini dapat ditemukan di bawah Pengaturan> Offline.
04. Hemat waktu dengan respons kalengan
Kadang-kadang kita akhirnya mengetik pesan yang sama berulang-ulang, apakah itu sederhana, 'OK, mengerti', atau pengingat yang lebih rinci atau respons terhadap pertanyaan umum. Jika Anda menemukan banyak mengirim ini, tidak perlu menulis draf tanggapan untuk memotong dan menempel dari tempat lain. Fitur templat Gmail dapat membuat pengiriman pesan rutin berulang jauh lebih mudah.
Pertama, Anda perlu mengaktifkan fitur dengan masuk ke Pengaturan> Tingkat Lanjut dan mengklik tombol radio untuk mengaktifkan template (ingat untuk mengklik Simpan Perubahan). Sejak saat itu, setiap kali Anda mengetik respons ke email dalam tampilan email penulisan, Anda dapat mengklik tiga titik vertikal untuk opsi lainnya untuk menyimpan respons itu sebagai templat yang kemudian dapat Anda gunakan lagi di masa mendatang (berikan setiap templat nama yang jelas sehingga Anda ingat apa yang mereka katakan).
Jika Anda menggunakan beberapa akun Gmail untuk tujuan yang berbeda, Gmail memudahkan untuk beralih di antara mereka. Anda mungkin tidak menyadarinya, tetapi Anda dapat dengan mudah menjentikkan antar akun di aplikasi Android dengan hanya menggesekkan ke atas atau ke bawah pada ikon Google di sudut kanan atas. Namun, fitur lain yang bermanfaat dari Gmail adalah Anda juga dapat secara efektif membuat beberapa alamat email dalam satu akun.
05. Gunakan beberapa alamat
Gmail tidak mengenali penghentian penuh, huruf besar, atau simbol '+', jadi jika email Anda adalah yourname@gmail.com, pesan akan tetap mencapai kotak masuk Anda jika dikirim ke yourNAME@gmail.com atau your.name @ gmail.com, dan sebagainya. Anda dapat menambahkan titik atau huruf kapital di mana saja atau menambahkan '+' di akhir nama Anda (sebelum @) diikuti oleh karakter tambahan yang Anda suka.
Sebagai contoh, jika Anda bekerja di kedua desain grafis dan ilustrasi, Anda bisa memberikan alamat Anda sebagai namamu+design@gmail.com dan namamu+illustration@gmail.com masing-masing. Awalnya semua pesan akan tiba di kotak masuk Anda, tetapi Anda dapat mengatur filter yang menerapkan label berbeda untuk masing-masing, secara efektif memungkinkan Anda untuk menjalankan beberapa alamat dari satu kotak masuk.
Untuk melakukan ini, cukup klik pada ikon gir kanan atas, pilih Pengaturan> Filter dan Alamat Diblokir> Buat filter baru. Ketikkan alamat Anda yang diubah di bidang Ke, lalu klik Buat filter dan centang Terapkan label, misalnya, terapkan label 'Desain' ke semua email yang dikirim ke yourname+design@gmail.com.
Anda dapat memilih Jangan pernah mengirim ke spam jika Anda memberikan alamat tersebut ke klien potensial dan khawatir komunikasi mereka mungkin diblokir. Untuk mengirim email dari alamat Anda yang diubah, Anda dapat membuatnya sebagai alias: buka Pengaturan> Akun dan impor> Tambahkan alamat email lain.
06. Pastikan Anda tidak melewatkan sesuatu yang penting
Terkadang Anda bisa begitu asyik dengan pekerjaan Anda sehingga Anda kehilangan email penting masuk, tetapi Gmail memungkinkan pemberitahuan desktop tanpa menggunakan Outlook atau Apple Mail. Anda juga dapat memilih untuk menerima pemberitahuan hanya untuk pesan yang berlabel 'Penting' untuk memastikan Anda hanya terganggu ketika dibutuhkan.
Untuk mengatur pemberitahuan, klik ikon roda gigi, pergi ke Pengaturan, lalu gulir ke bawah ke Pemberitahuan Desktop. Juga, jika Anda kadang-kadang kehilangan pesan yang dikirim ke kotak masuk alternatif Gmail (Sosial, Promosi, dan Pembaruan), Anda dapat memastikannya masuk ke kotak masuk utama dengan mematikan tab ini di bawah Pengaturan> Kotak Masuk, sementara jika Anda ingin memastikan pesan dari pengirim tertentu ke Utama, Anda dapat menambahkan filter di tab Filter.
07. Label, label, label
Gmail menggunakan label, bukan folder, untuk memberi kami lebih banyak fleksibilitas dalam cara kami mengatur kotak masuk kami. Anda dapat menggunakan label untuk mengatur proyek dengan membuat label baru per proyek kemudian mengarsipkan label ketika proyek selesai. Ini dapat membantu Anda melacak apa yang terjadi, sambil juga menyimpan catatan pekerjaan dan korespondensi Anda jika Anda perlu merujuk kembali ke nanti. Untuk kebersihan email terbaik, Anda juga dapat memilih untuk menampilkan dan menyembunyikan label yang berbeda untuk mencerminkan prioritas saat ini.
08. Simpan klik dengan cara pintas keyboard
Seperti banyak aplikasi web dan program perangkat lunak, Gmail dilengkapi dengan berbagai cara pintas keyboard default yang komprehensif yang dapat mempercepat alur kerja umum. Investasikan beberapa menit untuk mempelajari yang paling berguna dan Anda bisa menghemat lebih banyak waktu dalam jangka panjang. Mulai dengan mengaktifkan pintasan di bawah Pengaturan> Umum dan simpan perubahan.
Ada banyak host cara pintas dan Google menyediakan rincian lengkap, ditambah Anda dapat menyesuaikan cara pintas untuk menggunakan tombol yang Anda temukan lebih berkesan dengan mengaktifkan fungsi di Pengaturan> Lanjutan.
Untuk memulai dengan cepat, beberapa default paling berguna untuk menyimpan klik dan memungkinkan Anda untuk memberi istirahat mouse atau touchpad termasuk:
Tulis: c
Cari pesan: /
Jawab: r
Jawab semua: a
Maju: f
Tandai pesan saat ini belum dibaca: Shift + u
Tandai pesan yang dipilih sebagai penting: =
Arsipkan pesan yang dipilih: e
Lompat ke pesan berikutnya di utas email: n
Lompat ke pesan sebelumnya di utas email: hlm
Bisukan percakapan: m
Sisipkan tautan: Perintah / kontrol + k
Kirim email: Perintah / kontrol + Enter
09. Dapatkan eksperimental
Gmail menawarkan fitur Labs yang memungkinkan Anda untuk bereksperimen dengan versi beta dari potensi fitur baru sebelum diluncurkan sebagai standar. Jika fitur ini berfungsi dan menjadi populer, mereka mungkin kemudian dimasukkan ke dalam antarmuka Gmail utama, dan memang banyak fitur yang disebutkan di atas mulai hidup di sini.
Tentu saja beberapa fitur mungkin tidak akan pernah berhasil dan dapat dihapus tanpa pemberitahuan - seperti itulah nasib fitur Gmail Goggles yang aneh yang dirancang untuk menghentikan kami mengirim pesan yang mungkin kami sesali setelah semalam di kota dengan menghadirkan beberapa masalah matematika sebagai uji ketenangan. Untuk mengaktifkan akses eksperimental, cukup klik ikon gir kanan atas, buka Pengaturan> Umum> Akses Eksperimental, centang kotak dan klik Simpan Perubahan.
